Fokus im Meeting

Von der klaren Zielsetzung bis zur Nachbereitung – in diesem Beitrag findest du 10 einfache, aber wirkungsvolle Punkte, die du bei der Planung deines nächsten Meetings berücksichtigen solltest – inklusive Tipps für gelungene Pausen. Denn gerade bei längeren Meetings oder Workshoptagen lohnt sich eine bewusste Auszeit: Was braucht das Team, um neue Energie zu tanken? Wie schafft man in kurzer Zeit Entspannung und Inspiration? Auch dazu geben wir ein paar praktische Ideen mit. - Und nicht vergessen: Die Rücksprache mit der Location zur Sitzordnung, Technik, dem Ablauf und dem Catering. Denn die Details im Hintergrund sorgen oft für den größten Unterschied im Gesamterlebnis.

1. Ziel klar definieren
Was soll am Ende des Meetings erreicht sein? Ohne klares Ziel keine klare Richtung.

2. Teilnehmer gezielt auswählen
Nur wer wirklich gebraucht wird, sollte dabei sein. Weniger ist oft mehr.

3. Agenda vorab verschicken
Gibt Orientierung, spart Zeit und hilft allen bei der Vorbereitung.

4. Pünktlich starten – und enden
Wertschätzung beginnt bei der Zeit. Halte dich an die Zeitvorgabe.

5. Moderation und Struktur
Eine gute Leitung sorgt dafür, dass alle gehört werden und das Thema im Fokus bleibt.

6. Visuals oder Unterlagen vorbereiten
Ob Slides, Flipchart oder Miro-Board – visuelle Hilfen unterstützen die Verständlichkeit.

7. Zuhören und Beteiligung fördern
Alle sollen sich einbringen dürfen – ein Meeting ist kein Monolog.

8. Entscheidungen festhalten
Wer macht was bis wann? Klare To-Dos und Verantwortlichkeiten dokumentieren.

9. Follow-up einplanen
Eine kurze Nachbereitung per Mail oder im Projekttool sichert die Ergebnisse.

10. Raum, Technik und Atmosphäre beachten
Gutes Licht, bequeme Sitzplätze, funktionierende Technik – klingt banal, macht aber den Unterschied

Studien zeigen: Unser Gehirn kann nur eine begrenzte Zeit konzentriert arbeiten, bevor die Leistungsfähigkeit spürbar abnimmt. Laut der sogenannten Ultradian-Rhythmus-Theorie durchläuft unser Körper alle 90–120 Minuten natürliche Energiezyklen – danach ist eine Pause entscheidend, um wieder produktiv denken und arbeiten zu können. Auch die Arbeitspsychologie bestätigt: Kurze, bewusste Unterbrechungen steigern nicht nur die Konzentration, sondern fördern Kreativität, Problemlösungsfähigkeit und die allgemeine Zufriedenheit im Team. Besonders wirkungsvoll sind aktive Pausen mit Bewegung oder frischer Luft – sie helfen dem Gehirn, sich zu resetten, und schaffen Raum für neue Perspektiven. Wer also eine gute Meetingstruktur plant, denkt auch an die richtige Pause – nicht als Lücke, sondern als wichtigen Bestandteil des Erfolgs.

Ideen für die perfekte Pause bei uns:

Mini-Walk & Coffee-Break: Ein kurzer Spaziergang bei uns im Erlengrund dauert ca. 10 Minuten – mit einem guten Coffee-to-go aus unserer Siebträgermaschine. Bewegung + frische Luft + Koffein = perfekter Reset.

Frischekick gefällig? – Saft-Station: Unsere bunte Saft-Station sorgt nicht nur für gesunde Energie, sondern auch für einen kleinen Moment der Entspannung zwischendurch. Ob fruchtig, grün oder mit Hafermilch – jeder mixt sich seinen Lieblings-Smoothie selbst. Das bringt Bewegung, gute Laune und liefert wertvolle Vitamine – perfekt, um nach einer intensiven Arbeitsphase wieder mit frischem Kopf durchzustarten.

Kreativer Team-Moment: Gemeinsam etwas erschaffen: Manchmal hilft es, den Kopf komplett frei zu machen – und das geht am besten, wenn man gemeinsam etwas ganz anderes tut. Wie wäre es mit einem kleinen Mini-Workshop, bei dem das Team z. B. ein eigenes Moodboard gestaltet? Mit Magazinen, Farben oder Polaroid-Fotos entsteht eine visuelle Collage zu einem Thema (z. B. „unsere Vision“, „unser gemeinsamer Spirit“ oder einfach „Sommer-Vibes“). Das fördert die Kreativität, den Austausch und bringt neue Perspektiven ans Licht – ganz ohne Leistungsdruck.